Tổ chức sự kiện là gì

Tổ chức sự kiện là gì

Nói đến Tổ chức sự kiện event là nói phương thức giao ngoài, tổ chức các sự kiện của doanh nghiệp, của các tổ chức xã hội, hoặc là sự kết hợp của cả hai. Ở đây không có giới hạn cho việc phát triển công ty thành công ty Tổ chức sự kiện. Điều này hoàn toàn khả thi trong việc tổ chức mọi thể loại sự kiện, từ lễ cưới cho đến một buổi họp chính trị. Một đội Tổ chức sự kiện có thể được sử dụng để tổ chức cho bất kì buổi họp doanh nghiệp nào.

Ngành công nghiệp 500 tỷ USD:

15 năm gần đây là minh chứng cho sự tăng trưởng vượt bậc của lĩnh vực Tổ chức sự kiện. Nếu chúng ta tính tổng số tiền bỏ vào ngành Tổ chức sự kiện trong 1 năm trên toàn thế giới thì con số có thể lên đến 500 tỷ đô la. Đã không còn những ngày mà bạn có thể tổ chức sự kiện chỉ bằng việc thuê một nhóm nhỏ cung cấp thực phẩm. Ngày nay, nếu muốn tạo ấn tượng cho khách hàng tiềm năng thì việc thuê một công ty Tổ chức sự kiện là điều cần thiết.

Mọi sự kiện đều có thể kiểm soát được

Nếu bạn muốn bắt đầu là một công ty Tổ chức sự kiện và đang tìm ý tưởng phát triển trong lĩnh vực này thì bạn hoàn toàn có thể vui mừng khi biết rằng mình có thể bắt đầu kinh doanh lĩnh vực này trong mọi thể loại. Một nhóm nhỏ cũng có thể làm công việc Tổ chức sự kiện. Mặt khác, bạn có thề quản lý hàng triệu sự kiện với hơn 5,000 người.

Người ta thường lựa chọn một nhóm Tổ chức sự kiện vì sự chuyên môn của họ trong lĩnh vực này. Khi bạn lên kế hoạch cho một sự kiện thì nó không những làm tiêu hao khoản thời gian quí báu của bạn mà còn tạo nhiều căng thẳng. Công ty Tổ chức sự kiện có nhiều mối liên hệ trong ngành này nên họ có thể cung cấp cho bạn những dịch vụ tốt nhất có thẻ và đi kèm với nhiều mức giá cạnh tranh.

Kiểm soát các phương tiện và khâu giải trí

Là một công ty tổ chức sự kiện, khi tổ chức một sự kiện liên quan đến 5,000 con người trong một ngày, thì bạn không nên cho rằng cung cấp thực phẩm là điều quan trọng nhất cần phải quản lí.

Các phương tiện và giải trí đều rất quan trọng cho việc quản lí một sự kiện lớn. Bạn cũng cần có số nhân viên: đủ và hiệu quả trong một sự kiện. Hơn nữa, bạn cũng phải lên kế hoạch về kích thước phòng, sắp xếp vị trí ngồi, và tổng ngân sách cho sự kiện đó. Nếu bạn không đủ chuyên môn để lường trước những điều này thì bạn có thể sẽ đối mặt với nhiều khó khăn khi chương trình diễn ra.

Những yếu tố bên ngoài tác động đến công ty Tổ chức sự kiện

Cũng có vài yếu tố bên ngoài tác động đến sự  phát triển của ngành công nghiệp Tổ chức sự kiện event. Một vài trong số những yếu tố trên là tốc độ tăng trưởng của nền kinh tế, lối sống, và sự  thay đổi đặc điểm của những người sống trong khu vực. Du lịch và các hoạt động xây dựng thương hiệu, ví dụ các lễ hội và các hoạt động kết hợp như các buổi hội thảo, tung sản phẩm, các buổi lễ trao thưởng, và các hội tiệc đều là công việc của công ty tổ chức sự kiện. Nhân tố quyết định cho sự thành công của một công ty sự kiện là danh tiếng, các mối quan hệ, quảng bá dịch vụ, có sự liên kết với các nhà cung cấp và kĩ năng quản lí tốt của người lãnh đạo

Tổ chức sự kiện là gì

CÔNG TY CỔ PHẨN NETMEDIA (NETMEDIA.,JSC)

Tiến Trình tổ chức sự kiện thành công

Tiến Trình tổ chức sự kiện thành công

Đi lên cùng sự phát triển kinh tế quốc gia, các công ty tổ chức sự kiện ngày càng nhiều và gia tăng. Tuy nhiên , để đứng vững trên thị trường và được cảm tình từ khách hàng không phải công ty event nào cũng có thể đáp ứng được. Tổ chức sự kiện là một lĩnh vực dành cho những người năng động, giàu ý tưởng, kiên trì và có khả năng hiện thực hóa nhanh chóng ý tưởng. Bất kì sự kiện nào cũng đòi hỏi ở người thực hiện phải rất chi tiết, cụ thể và tỉ mỉ trong từng hành động. Tiến trình thành công của một sự kiện sẽ đươc thực hiện theo các bước sau:

Xác định mục đích của sự kiện: Chủ đề này sẽ bị ràng buộc và chi phối bởi nhiều yếu tố: Đơn vị yêu cầu tổ chức sự kiện là ai, sự kiện gì, vào thời gian nào, số lượng người tham dự. Và một số vấn đề vĩ mô như, khu vực tổ chức, văn hoá riêng của khách hàng, nguồn lực; và vấn đề vi mô như địa điểm tổ chức, cách thức phục vụ…
Lập kế hoạch tổ chức sự kiện: là cách mô tả sự kiện trên giấy tờ. Nội dung này sẽ được gởi đến khách hàng với bảng báo giá và chờ phản hồi từ phía khách hàng. Thông thường, đối với một event, đây là giai đoạn quan trọng nhất, tạo được sự khác biệt giữa các công ty tổ chức sự kiện với nhau. Nhưng một ý tưởng hay, bản kế hoạch hấp dẫn cũng chưa đảm bảo thành công của event bởi còn phụ thuộc nhiều vào khâu tổ chức và khả năng hiện thực hóa ý tưởng của các công ty tổ chức sự kiện.
Chuẩn bị: Bước này, sau khi hợp đồng sự  kiện đã được ký kết, các bên sẽ bắt đầu khâu chuẩn bị để phục vụ sự  kiện, đây là một bước quan trọng, quyết định thành công cho sự kiện. Chuẩn bị về mọi mặt vật chất, pháp lý, khách mời các phương án dự phòng…
Tổ chức sự kiện và quản lý sự kiện: Đây là bước thể hiện tính chuyên nghiệp của các công ty tổ chức sự kiện. Bước này cần thực hiện nhanh chóng, chính xác các nội dung đã được vạch ra và lên ý tưởng. Phải theo sát và phục vụ chu đáo, chuyên nghiệp những yêu cầu của quan khách tham gia sự kiện. Sự chuyên nghiệp còn thể hiện rõ trong việc không để xảy ra những sai sót đáng tiếc, cũng như khả năng xử lý sự cố bất ngờ xảy ra. Một công ty tổ chức sự kiện tốt thường có thời gian hoạt động ít nhất là 1 năm.
Kết thúc sự kiện: Một đơn vị chuyên nghiệp sẽ kết thúc sự kiện một cách gọn gàng, nhanh chóng. Những yêu cầu cơ bản trong bước này đó là giữ nguyên vẹn địa điểm tổ chức sự kiện, những cơ sở vật chất của khách hàng phải được đảm bảo. Ngoài ra môi trường sau sự kiện phải được sạch sẽ, không bừa bộn và nhiều rác. Tận tình, chu đáo đến tận phút cuối cùng mới là một nhà tổ chức sự kiện chuyên nghiệp.
Tổng kết và rút ra kinh nghiệm: Sau khi event kết thúc, mỗi bộ phận sẽ viết báo cáo ghi nhận lại những thiếu sót về quá trình chuẩn bị, cũng những vấn đề nên tránh và nên phát triển trong những sự kiện tương tự. Thực hiện tốt bước này, các nhà tổ chức sự kiện sẽ sớm trở lên chuyên nghiệp và phát triển bền vững. Một công ty tổ chức sự kiện muốn thành công phải hiểu và vận dụng tốt các bước trên khi thực thi công việc của mình.

CÔNG TY CỔ PHẨN NETMEDIA (NETMEDIA.,JSC)

Giải pháp cho ngân sách quản lý tổ chức sự kiện

Ông cha ta xưa nay vẫn có câu “Đắt xắt nên miếng”. Tuy nhiên với xu thế cạnh tranh của thị trường hiện nay thì quan niệm ấy không phải lúc nào cũng đúng. Vì thế hãy xem lại ngân sách của mình và chọn lựa phù hợp nhất cho sự kiện cũng như ngân sách của mình.

Làm thế nào để có thể quản lý tốt ngân sách của mình khi tổ chức sự kiện?

Chi phí:
-          Luôn tính chi phí thực: chi phí mua bán đầu vào, chi phí trang thiết bị, chi phí nhân sự.

-          Chi phí ngầm: chi phí cơ hội, chi phí khấu hao thiết bị, lưu kho, tồn kho, chi phí cho phần trăm hoa hồng, chi phí đi lại, họp hành trong quá trình thực hiện sự kiện.

-          Chi phí quản lý: Chi phí quản lý trong toàn bộ quá trình chuẩn bị, thực thi và kết thúc sự kiện của bạn.

Lên kế hoạch sự kiện rõ ràng

-          Viết rõ từng mục trong kế hoạch của bạn để tránh thiếu sót khi thực thi kế hoạch cũng như việc hoạch định ra các hạng mục nào cần thiết. Đặt các hạng mục quan trọng lên trước, đánh dấu rõ ràng, xem xét các hạng mục nào có thể tự sản xuất, hạng mục nào cần phải thuê. Đây là những điều kiện tiên quyết khi lập kế hoạch cho sự kiện của bạn để giảm thiểu thời gian, chi phí mua bán, chi phí sản xuất.

-          Quản trị rủi ro, các phát sinh có thể lường trước: Chi phí của bạn sẽ tăng với tốc độ phi mã nếu như bạn quản trị rủi ro kém. Luôn tính đến các trường hợp xấu nhất có thể xảy ra, quản trị tất cả các hạng mục được sản xuất mà không được sử dụng để tránh việc lạm chi.

Tận dụng các nguồn có sẵn

-          Hãy tận dụng tối đa lượng nhân sự có sẵn và nguồn năng lực sẵn có liên kết với các công ty thế mạnh hoặc các đơn vị trực thuộc để giảm thiểu chi phí nhân lực

-          Liên kết với các đơn vị cung cấp có thế mạnh về các sản phẩm bên mình cần để bổ trợ lẫn nhau các thiết bị, công nghệ, nhân sự hay đơn giản chỉ là hiểu biết hoặc kinh nghiệm có sẵn trong lĩnh vực đó. Tạo mối quan hệ cho các sự kiện sau.

Tận dụng các khuyến mãi

-          Khi tổ chức sự kiện bạn hãy tận dụng các chương trình khuyến mãi đang có cũng như các hậu mãi của đơn vị cung cấp cho bạn. Sẽ ngạc nhiên khi chi phí của bạn được giải quyết giảm thiểu triệt để với các khuyến mãi.

Giám sát quá trình thực hiện, đảm bảo tiến độ thực hiện.

-          Phải hiểu rõ, nắm chắc kế hoạch của bạn trong tay, kiểm soát chặc chẽ tất cả các khâu, trang thiết bị, dự trù tạm ứng ghi chú rõ ràng, chi tiết thời gian, địa điểm, người nhận để đối soát lại khi cần.

-          Giám sát tiến độ thực hiện công việc. Khi chạy đúng tiến độ thì các sự kiện của bạn cũng như mọi công việc khác kéo theo sẽ không bị ngừng trệ và tăng chi phí như ngày công, thiết bị, nguyên liệu,…

Tags tổ chức sự kiện là gì, các bước tổ chức sự kiện, quản lý tổ chức sự kiện

Tin liên quan:

• Hiện trạng ngành tổ chức sự kiện tại Việt Nam 2013
• Thiết lập mục tiêu tổ chức sự kiện: việc làm thường bị bỏ quên
• Ý tưởng - Thử thách đối với người Tổ chức sự kiện
• 13 lý do để ứng dụng Mobile App vào tổ chức sự kiện

Nguồn netmedia.com.vn

Hiện trạng ngành tổ chức sự kiện tại Việt Nam 2013

Ngành tổ chức sự kiện đang phát triển ngày một mạnh mẽ tại Việt Nam góp phần tạo nên bức tranh marketing Việt Nam đa diện hơn.

Một lễ khánh thành hoành tráng, một buổi ra mắt sản phẩm rầm rộ hay đơn giản buổi tiệc chúc mừng nhỏ…. Tất cả có một điểm chung là liên quan đến tổ chức sự kiện.

Để tổ chức sự kiện thành công cần những người tổ chức sự kiện giỏi và đằng sau đó là cả một công ty hoạt động chuyên nghiệp. Ngày hôm nay tôi muốn nói đến các công ty tổ chức sự kiện tại Việt Nam.

Hiện trạng ngành tổ chức sự kiện tại Việt Nam

Ngày nay, tổ chức sự kiện đã trở thành một công cụ quan trọng trong hoạt động tiếp thị và pr chỉ đứng sau quảng cáo và nghiên cứu thị trường. Các công ty hiểu rằng tổ chức sự kiện mang họ đến vơi công chúng và nói lên họ là ai. Chính vì vậy mà hàng năm có hàng tỷ USD được chi cho các hoạt động tổ chức sự kiện. Nhưng không chỉ đòi hỏi những sự kiện thông thường mà họ cần những sự kiện có tính sáng tạo độc đáo và gây được sự chú ý của khách hàng, công luận. Nắm bắt được nhu cầu này các công ty tổ chức sự kiện đã ra đời.

Tuy ra đời muộn so với một số ngành dịch vụ khác nhưng không thế mà ngành tổ chức sự kiện ở Việt Nam lại không bắt kịp nhịp độ kinh tế thế giới. Thay vào đó là sự cập nhật và đầu tư các trang thiết bị hiện đại tiên tiến của các công ty nhằm nâng cao mức cạnh tranh mạnh mẽ khiến cho thị trường sôi động và phong phú hơn bao giờ hết.

Ông Michael Coson, Giám đốc điều hành tập đoàn Maison & Partners, nhà cung cấp và phân phối các sản phẩm và thương hiệu thời trang cao cấp, nhận xét: “Tôi từng tham dự rất nhiều event của các công ty, và có thể nói rằng chất lượng tổ chức sự kiện của các công ty ở Việt Nam hiện nay đã thay đổi một cách rõ rệt.Trước đây, trước khi tôi tham gia các sự kiện hay các buổi diễu hành, những gì tôi nhìn thấy là ở sự kiện là sự đơn điệu; nhưng giờ đây tôi đã thực sự thưởng thức, và cảm thấy rất thú vị như thể tôi là một phần của sự kiện đó”.

Trong tình hình kinh tế khó khăn, nhiều doanh nghiệp phải cắt giảm chi phí hoặc chuyển đổi hình thức kinh doanh. Điều này tưởng chừng gây khó khăn cho các công ty tổ chức sự kiện tại Việt Nam. Nhưng với sự linh động và nhanh nhạy với tiêu chí nắm bắt đúng nhu cầu của khách hàng, các nhà tổ chức kiện đã xây dựng những kế hoạch, quy mô để phù hợp với tình hình tài chính của công ty.

Nhờ đó công ty không cần tiêu tốn hàng tỷ đông mà vẫn có được những ý tưởng độc đáo phù hợp với túi tiền và quan trọng là tiếp cận gần được với khách hàng mà vẫn đảm bảo được uy tín. Ngành tổ chức sự kiện cũng góp phần kích thích sức mua của người tiêu dung từ đó làm lợi cho nền kinh tế trong tình hình lạm phát kéo dài.

Ngày càng có nhiều công ty tổ chức sự kiện xuất hiện tại Việt Nam với quy mô lớn, nhỏ, đa dạng trong nước và quốc tế. Điều này tạo ra nhiều lựa chọn cho các doanh nghiệp khi đi tìm các nhà cung cấp tổ chức sự kiện. Trong đó có rất nhiều công ty đã tạo được thương hiệu riêng với bề dày kinh nghiệm và thông qua các sự kiện tầm cỡ

Ngành tổ chức sự kiện đang phát triển ngày một mạnh mẽ tại Việt Nam góp phần tạo nên bức tranh marketing Việt Nam đa diện hơn. Nó cũng cho thấy những hứa hẹn về sự phát triển của nền kinh tế trong tương lai. Một nền kinh tế cởi mở, năng động, đa sắc màu.

Tags: to chuc su kien, tổ chức sự kiện, công ty tổ chức sự kiện

Tin liên quan:

• Các vấn đề về vốn khi thành lập công ty
• Tổ chức sự kiện - Những khác biệt giữa hai miền
• Thành lập công ty tổ chức sự kiện gồm những thủ tục gì?
• Ý tưởng - Thử thách đối với người Tổ chức sự kiện
• 13 lý do để ứng dụng Mobile App vào tổ chức sự kiện
• Giải pháp cho ngân sách quản lý tổ chức sự kiện

Nguồn netmedia.com.vn

Thiết lập mục tiêu tổ chức sự kiện: việc làm thường bị bỏ quên

Như hầu hết tất cả những cuốn sách hướng dẫn kinh doanh đều cho bạn lời khuyên rằng: đặt mục tiêu là một trong những điều quan trọng nhất có thể làm bạn và event của mình khác biệt so với những sự kiện khác. Bằng việc thiết lập mục tiêu, bạn sẽ có thể tập trung vào kết quả mong muốn của sự kiện một cách rõ ràng hơn.

Đó là lý do vì sao các event manager luôn luôn đặt câu hỏi rằng: “Tại sao lại có sự kiện này?” Một khi đã có những lý do rõ ràng cho việc tổ chức sự kiện, bạn có thể sử dụng chúng vào việc lập mục tiêu tổ chức event. Những mục tiêu này sẽ kiểm soát cái bạn đang làm, và sẽ đảm bảo rằng bạn biết làm thế nào để đến nơi bạn định đến.

Nhưng không phải chỉ riêng bạn, điều quan trọng là tất cả thành viên trong team của bạn, những nhà thầu, nhà cung cấp cũng phải biết lý do để tổ chức sự kiện và cái mà bạn đang cố gắng để đạt được. Có mục tiêu làm event sẽ giúp định hình rõ ràng và chính xác những việc cần làm Mục tiêu là công cụ hữu dụng nhất cho việc đánh giá.

Nếu bạn muốn đo lường hiệu suất công việc của bạn, điều đó chỉ có thể thực hiện khi đầu tiên bạn đã lập mục tiêu. Nếu bạn không có mục tiêu thì bạn sẽ so sánh bằng cái gì đây? Bởi vì sau mỗi event bạn có thể quay lại xem xét chúng, thay đổi chúng phù hợp cho những event sau này, như vậy thì bạn, event của bạn và công ty của bạn mới có thể tiếp tục phát triển.

Mục tiêu là đích đến của mỗi sự kiện Lập mục tiêu tổ chức event thường được xem là phí thời gian, đặc biệt là trong một lĩnh vực phát triển, thay đổi nhanh, năng động và sáng tạo như tổ chức sự kiện. Tuy nhiên, những mục tiêu này sẽ giúp event của bạn chạy đúng đường ray.

Mỗi lần bạn đạt đến một đoạn đường chéo trong quá trình hoạch định event, mỗi lần bạn nghĩ ra một ý tưởng mới hay một gợi ý mới, bạn nên tự hỏi “Nó có phù hợp mới mục tiêu của sự kiện không?” Nếu hoạt động hay ý tưởng mới đó có thể giúp bạn đạt được mục tiêu tổ chức sự kiện của mình, điều đó sẽ thật tuyệt, nhưng nếu không, vấn đề sẽ là gì?

Nếu bạn chấp nhận mọi ý tưởng hay gợi ý nào mà không có sự kiểm tra, rà soát lại, bạn sẽ gặp phải rủi ro là sự kiện của bạn sẽ là một tập hợp nhiều những hoạt động khác nhau hơn là một dòng chảy sự kiện đơn lẻ có tính liên tục và kết hợp chặt chẽ.

Mục tiêu là động lực thúc đẩy event team làm việc Khi đặt mục tiêu, hãy nhớ rằng đó là động lực của cả team. Và một khi mục tiêu đã được đặt ra thì bạn nên đảm bảo rằng chúng được truyền đạt đến tất cả những người tham gia quy trình lập kế hoạch và quản lý của sự kiện.

Điều này sẽ giúp những người trong tổ chức của bạn giữ tập trung và không xoay ra khỏi những lý do chính để tổ chức sự kiện. Lập mục tiêu cho những mảng công việc khác nhau sẽ cung cấp một bản đồ đường đi tới một sự kiện thành công.

Trong suốt quá trình lập kế hoạch, bạn có thể xem nhanh phần công việc nào cần được tập trung hơn (ví dụ doanh số bán vé thấp có nghĩa cần tập trung hơn vào vé) hay phần việc nào gần với mục tiêu hơn. Một khi một mục tiêu đã đạt được, một mục tiêu mới cần được thiết lập ngay sau đó để duy trì tốc độ và động lực của team tổ chức sự kiện.

Thành công của một event trong tương lai: Khi bạn cố gắng đánh giá những event của mình, bạn sẽ đo lường sự thành công đó dựa vào những mục tiêu đã được thiết lập, nếu không có bất kỳ mục tiêu nào, làm sao bạn có thể đo lường đây? Những mục tiêu này có thể áp dụng cho cá nhân, cho đội ngũ quản lý sự kiện, cho sự kiện hoặc cho các doanh nghiệp.

Ví dụ, bạn có thể lập mục tiêu tổ chức event là bán được 100 vé. Nếu chỉ có 90 vé được bán thì bạn đã thất bại trong việc đạt mục tiêu và bạn cần phải họp tổng kết tìm hiểu lý do tại sao. Nếu bạn bán 110 vé thì bạn đã vượt mục tiêu, nhưng vẫn phải họp nhóm để tìm ra nguyên nhân.

Một khi event kết thúc, bạn nên xem lại và đánh giá các mục tiêu tổ chức sự kiện đặt ra trước đây. Khi đó sự chênh lệch giữa hiệu suất của bạn và những mục tiêu này sẽ cho thấy bạn đã làm như thế nào và bạn đã muốn làm như thế nào. Sẽ chưa đủ nếu như bạn chỉ xem điều bạn đã làm được và chưa làm được đáp ứng mục tiêu hay không, mà bạn còn phải xem xét lý do tại sao vì ở đây bạn có thể học được những bài học để hướng tới tương lai.

Những lý do hợp lý nên được xem xét cẩn thận và lưu ý cho các event tương tự tiếp theo. Nếu bỏ qua điều này, rủi ro sẽ là các sự kiện, các nhân viên hoặc công ty sẽ tiếp tục mắc phải, không bao giờ sửa được lỗi đó, từ năm này qua năm khác, từ sự kiện này qua sự kiện khác.

Tags: to chuc su kien, tổ chức sự kiện, công ty tổ chức sự kiện

Tin liên quan:

• Các vấn đề về vốn khi thành lập công ty
• Tổ chức sự kiện - Những khác biệt giữa hai miền
• Thành lập công ty tổ chức sự kiện gồm những thủ tục gì?
• Ý tưởng - Thử thách đối với người Tổ chức sự kiện
• 13 lý do để ứng dụng Mobile App vào tổ chức sự kiện
• Hiện trạng ngành tổ chức sự kiện tại Việt Nam 2013
• Giải pháp cho ngân sách quản lý tổ chức sự kiện

Nguồn netmedia.com.vn

Ý tưởng - Thử thách đối với người Tổ chức sự kiện

Xin trích lời của một cố đạo diễn tài năng trong ngành sự kiện, nghệ thuật Việt Nam - Huỳnh Phúc Điền "Để có ý tưởng không khó, quan trọng là phải có tiền". Đó cũng là tâm sự nặng lòng của những người làm ý tưởng, các chuyên gia tổ chức sự kiện, họ thường xuyên phải suy nghĩ, phải tim tòi để tạo ra ý tưởng thoả mãn yêu cầu của khách hàng, nhưng thường thì concept của họ hoặc không được chấp nhận hoặc không được thực hiện vì khách hàng... không có tiền.

Được một khách hàng gọi đến đặt hàng làm một job event, trong lòng khấp khởi chuyến này có hợp đồng, có doanh thu, được thể hiện, được... đủ thứ.

Gặp khách hàng bắt đầu bắt đầu hơi căng thẳng: Khách hàng khó tính, khách hàng yêu cầu sáng tạo cao... nhưng vui vì: Cảm nhận về khách hàng tiềm năng, được thể hiện khả năng sáng tạo, vì khách hàng nói "tiền không quan trọng, miễn là ý tưởng hay".

Thực tế thì sau nhiều thời gian họp team lên xuống, nhiều ý tưởng hoành tráng đưa ra cho khách hàng nhưng kết quả lại bằng không, hết lần này đến lần khác, hết job này đên job khác kết quả và qui trình đều tương tự. Vấn đề ở đây là: Do chúng ta không biết sáng tạo hay do khách hàng không có tiền để thực hiện sáng tạo?

Điểm lại những sự kiện được xem là đỉnh cao của nghệ thuật tổ chức: Lễ khai mạc Olympic Bắc Kinh 2008, khánh thành khách sạn nổi Dubai, hay vừa rồi là lễ khai mạc Olympic 2012 tai London, trước tiên phải khẳng định một điều rằng đây là một sự kiện tốn tiền, nhân sự, trang thiết bị...dưới bàn tay nhào nặn của những đạo diễn nổi tiếng, những chuyên gia tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, đã tạo nên những khoảnh khắc đắt giá cả nghĩa đen và nghĩa bóng.

Và để có một ý tưởng đã khó, công nghệ để thực hiện nó còn khó hơn nhưng quan trọng nhất là chi phí cho việc thực hiện ý tưởng này. Ở nước ngoài nếu cần một ý tưởng lớn (big idea) khách hàng hay nhà tổ chức không ngần ngại chi những khoản tiên khổng lồ để mời các nhà biên kịch suất xắc, những đạo diễn tài ba từng nổi danh qua những phim bom tấn, và cũng không chần chừ quyết định áp dụng những những công nghệ tiên tiến để sản xuất chương trình... tất cả họ tạo thành một ekip ăn ý, xuyên suốt và cũng ngốn rất nhiều tiền.

Còn ở Việt Nam, hãy khoan nói về những sự kiện được coi là lớn: Khai mạc seagames 23, Canavan Hạ Long, Festival, gần đây nhất là lễ khai mạc và bế mạc chương trình 1000 năm Thăng Long, chúng ta cùng nói về cái được gọi là ý tưởng trong các sự kiện doanh nghiệp (chủ đầu tư là các doanh nghiệp tư nhân hay nhà nước)...

Đó là những lễ khởi công, lễ ra mắt sản phẩm mới, hội nghị khách hàng, hội nghị gia đình... mà liên tục chúng ta bắt gặp những yêu cầu "phải sáng tạo và... sáng tạo".

Nghề của agency là sáng tạo và sáng tạo không ngừng, nhưng đừng bao giờ nghĩ sáng tạo là tạo ra một thứ gì đó mới, với quảng cáo chỉ cần sắp xếp lại những cái cũ theo cách mới là sẽ có những ý tưởng hay Một điều thấy buồn hơn cho Agency trong nước, họ sáng tạo không? họ có chứ, họ năng động không? họ có, và họ chuyên nghiệp không? họ không!

Tất cả các agency tổ chức sự kiện hoặc làm quảng cáo ở Việt Nam đến 80% thành lập do tận dụng một mối quan hệ "ông to bà lớn" nào đó, hoặc công ty thành viên nào đó thường xuyên có nhu cầu làm quảng cáo... bỏ qua luôn các đối tượng này vì cái họ có duy nhất là mối quan hệ - không muốn học và cũng không học nổi.

Vậy các agency còn lại hoạt động theo năng lực, theo hướng chuyên nghiệp, với sức trẻ, đam mê sự sáng tạo thì lại không có thương hiệu... và vì không có thương hiệu nên họ không có quyền đàm phán với client trước khi có ý tưởng, họ bị xem nhẹ thậm chí là bị coi thường mỗi lần đàm phán về chuyện mua bán ý tưởng.

Nếu các Agency lớn như Densu, Satchi Satchi họ yêu cầu khách hàng phải trả cho họ một bản Brief mà họ thực hiện dù khách hàng có sử dụng hay không là 2.000 USD thì ở Việt Nam ngay cả khi thực hiện event rồi phí ý tưởng cũng bị khách hàng cười mỉa mai và gạch đi.

Tủi hổ cho những người làm ý tưởng trong những Agency tổ chức sự kiện tại Việt Nam, tủi luôn cho cả những ông khách ngày ngày ngồi vẽ "bánh vẽ", với năng lực hạn chế họ tận dụng những kế hoạch của các Agency thành của mình để có cái báo cáo, bợ đỡ cho mình, cho sếp trong những buổi họp về marketing, kinh doanh và truyền thông của công ty.

Tủi thêm cho những ông sếp lớn bất lực ngồi nhìn ý tưởng hoàn hảo theo ý mình nhưng không thực hiện được vì... không có tiền, nghĩa là họ không hiểu gì về quảng cáo.

Bài viết này hi vọng nhận được sự đồng cảm cho những thân phận làm dâu trăm họ, xu hướng quảng cáo và tổ chức sự kiện ở Việt Nam đang hướng dần tới sự chuyên nghiệp, chuyên nghiệp không chỉ là năng lực của agency nó cũng sẽ chuyên nghiệp trong nhận thức về mối quan hệ, qui trình làm việc giữa Agency với Client.

Sự sáng tạo là vô hạn, các Client nên hiểu túi tiền của mình trước, rồi hãy mơ mộng về một điều kỳ diêụ. Trình bày cởi mở với agency, không giấu nghèo giấu dốt để được hiểu được tư vấn một cách tối ưu, đó là một khách hàng khôn ngoan, đàng hoàng.

Còn các agency, nghề của chúng ta là sáng tạo và sáng tạo không ngừng, nhưng đừng bao giờ nghĩ sáng tạo là tạo ra một thứ gì đó mới, với quảng cáo chỉ cần sắp xếp lại những cái cũ theo cách mới là chúng ta sẽ có những ý tưởng hay rồi và nhớ thêm một điều cuối cùng là: Đừng bao giờ sáng tạo nửa vời nhé!

Tags: to chuc su kien, tổ chức sự kiện, công ty tổ chức sự kiện

Tin liên quan:

• Các vấn đề về vốn khi thành lập công ty
• Tổ chức sự kiện - Những khác biệt giữa hai miền
• Thành lập công ty tổ chức sự kiện gồm những thủ tục gì?
• Thiết lập mục tiêu tổ chức sự kiện: việc làm thường bị bỏ quên
• 13 lý do để ứng dụng Mobile App vào tổ chức sự kiện
• Hiện trạng ngành tổ chức sự kiện tại Việt Nam 2013
• Giải pháp cho ngân sách quản lý tổ chức sự kiện

Nguồn netmedia.com.vn

13 lý do để ứng dụng Mobile App vào tổ chức sự kiện

Tại Việt Nam, hoạt động tương tư như thế này là Mobile marketing, không chỉ đơn thuần là việc gửi tin nhắn quảng cáo, kênh truyền thông này được ứng dụng trong rất nhiều hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp như cung cấp thông tin về sản phẩm, dịch vụ mới, chương trình khuyến mãi, chương trình vui chơi trúng thưởng ... tùy theo các yêu cầu khác nhau của doanh nghiệp.

Là một nhà sản xuất, việc xây dựng một hệ thống Mobile App sẽ làm cho công việc trở nên suôn sẻ hơn, bởi việc phổ biến các thông tin của sự kiện đến khách hàng của bạn sẽ được xử lí một cách nhẹ nhàng. Và nếu những điều phía trên chưa thuyết phục được bạn sử dụng thì tôi sẽ đưa ra thêm 13 lý do nữa để bạn suy nghĩ:

1. Thông tin được công bố một cách rộng rãi: Thông qua Mobile App, những người quan tâm sẽ nhanh chóng có được thông tin về những diễn giả, buổi hội thảo, hay là nhà tài trợ. Những điều mà sự kiện trước đó của bạn mất nhiều công sức mới làm được.

2. Tương tác với khách hàng: Nếu trước đây, bạn bị động với những vấn đề có thể đột ngột xảy ra cho sự kiện được bạn chuẩn bị một cách công phu, thì nay bạn sẽ chủ động ngay từ đầu bằng cách lưu ý cho những người quan tâm về một thông tin mới nào đó, và bạn sẽ chắc chắn được là họ biết điều đó.

3. Tăng thêm lợi ích cho nhà tài trợ: Ứng dụng này cũng cho phép bạn đưa logo, thông tin chi tiết hoặc cách liên hệ với nhà tài trợ cho những khách hàng mục tiêu. Nó làm tăng tính minh bạch và tương tác giữa các nhãn hàng tài trợ và khách hàng mà họ hướng đến.

4. Nhật ký cá nhân: Giúp cho người tham gia ước định được nội dung và thời gian diễn ra chương trình, không có bất cứ cơ hội tham gia nào bị bỏ lỡ.

5. Tránh lãng phí: Thay vì tốn một đống tiền in các bản thảo và sau đó làm ô nhiễm môi trường vì vứt chúng đi, bạn có thể tổ chức một sự kiện ít tốn kém hơn nhưng vẫn đảm bảo được chất lượng.

6. Không phụ thuộc quá nhiều vào internet: Dù cho địa điểm bạn tổ chức sự kiến không có wifi, thì Mobile App sẽ giúp bạn thoát khỏi sự phụ thuộc đó.

7. Nếu bạn tổ chức chuỗi sự kiện: không nghi ngờ gì Mobile App sẽ đảm bảo rằng tất cả những người tham dự sự kiện hôm nay của bạn, sẽ có đầy đủ thông tin về sự kiện kế tiếp mà bạn tổ chức.

8. Thu gọn toàn bộ giao diện của web trên màn hình di động: Mobile App có thể gói gọn toàn bộ thông tin trên web khá đơn giản. Bên cạnh đó, bạn còn có thể tận dụng chỗ tên để trống của ứng dụng này để đưa tên logo và nhãn hiệu bạn muốn xuất hiện.

9. Bản đồ trong tay: Để đảm bảo mỗi vị khách tham gia đều nắm rõ đường đi đến nơi tổ chức sự kiện, thì ứng dụng di động sẽ cung cấp cho họ một bản đồ thật chi tiết và rõ ràng.

10. Chất lượng và đổi mới: Một sự kiện thật ấn tượng, đầy sự đổi mới nhưng vẫn đáp ứng được mục đích kinh doanh của nó là phần thưởng bạn sẽ nhận được.

11. Phản hồi của khách hàng: Trước, trong và sau khi sự kiện diễn ra, tất cả những người tham gia đều có thể liên lạc với ban tổ chức để chia sẻ suy nghĩ hoặc đánh giá của họ, biết được điểm yếu của mình thông qua những phản hồi là một cơ hội tuyệt vời để những sự kiện trong tương lai của bạn hoàn hảo hơn.

12. Công cụ marketing: Các ứng dụng di động được tuỳ chỉnh sẽ trở thành những công cụ quảng cáo đắc lực cho bất kỳ lãnh vực kinh doanh nào. Điều đó sẽ góp phần làm tăng lòng trung thành của khách hàng đối với thương hiệu.

13. Người phụ tá đắc lực: Bạn có thể chắc chắn là bất kì thắc mắc nào của khách hàng về sản phẩm đều được giải đáp bởi thông tin đã được tích hợp đầy đủ cho họ thông qua ứng dụng này

Tuy nhiên, để cho việc sử dụng ứng dụng di động đạt hiệu quả, nằm trong tầm kiểm soát của bạn và phản ánh chính xác thông tin về sự kiện, thì bạn cần xem xét một cách kĩ lưỡng về mục đích của sự kiện đó. Dù thế nào đi nữa, thì khách hàng vẫn sẽ luôn cảm thấy tiện lợi với dịch vụ này.

Tại Việt Nam, hoạt động tương tư như thế này là Mobile marketing, không chỉ đơn thuần là việc gửi tin nhắn quảng cáo, kênh truyền thông này được ứng dụng trong rất nhiều hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp như cung cấp thông tin về sản phẩm, dịch vụ mới, chương trình khuyến mãi, chương trình vui chơi trúng thưởng ... tùy theo các yêu cầu khác nhau của doanh nghiệp.

Người làm sự kiện có thể liên hệ các nhà cung cấp dịch vụ để được tư vấn thêm về các ứng dụng và hiệu quả của hình thức này cũng như để họ đáp ứng những yêu cầu của bạn.

Tags: to chuc su kien, tổ chức sự kiện, công ty tổ chức sự kiện

Tin liên quan:

• Các vấn đề về vốn khi thành lập công ty
• Tổ chức sự kiện - Những khác biệt giữa hai miền
• Thành lập công ty tổ chức sự kiện gồm những thủ tục gì?
• Thiết lập mục tiêu tổ chức sự kiện: việc làm thường bị bỏ quên
• Ý tưởng - Thử thách đối với người Tổ chức sự kiện
• Hiện trạng ngành tổ chức sự kiện tại Việt Nam 2013

Nguồn netmedia.com.vn

Bao nhiêu tuổi thì được thành lập công ty

Chào các anh, chị! Em có một vấn đề cần được hỗ trợ giải đáp về thành lập công ty như sau:

Em đang chuẩn bị bước vào học đại học năm nhất. Em kinh doanh về dịch vụ thiết kế website, các khách hàng của em đa số là người quen…, cá nhân. Nên không cần hợp đồng và chứng từ. Nhưng thời gian tới, em có nhận yêu cầu thiết kế website, do người nhà giới thiệu, và họ yêu cầu phải có hợp đồng và xuất hóa đơn.

Vậy cho em hỏi, muốn xuất hóa đơn, chứng từ hợp pháp thì phải thành lập công ty không ạ? Và với trường hợp của em ( em 18 tuổi) đã đủ tuổi được thành lập công ty chưa? Nếu được thì em nên chọn hình thức thành lập công ty nào là phù hợp với trường hợp của em? Vốn ban đầu là bao nhiêu?. Em có thể đăng ký trụ sở công ty tại nơi tạm trú được không?Thủ tục pháp lý như thế nào ạ?

Em xin cảm ơn rất nhiều.

Chào bạn, chúng tôi xin được hỗ trợ và tư vấn với bạn như sau:

- Nếu bạn muốn, các chứng từ hợp pháp, có VAT, có dấu đỏ thì bạn cần phải thành lập công ty, với tuổi của bạn, bạn hoàn toàn có thể thành lập công ty. Bạn có thể thành lập công ty ở nơi tạm trú, hoặc tạm vắng, và khai báo thành lập công ty có trụ sở ở thành phố bạn học tập và làm việc là được

- Nếu bạn không muốn thành lập công ty, thì hóa đơn đó phải dưới dạng hàng và được tính là hóa đơn bán lẻ, nếu hóa đơn bán lẻ không dấu thì được coi là hóa đơn trắng.

- Loại ngành nghề kinh doanh của bạn không phải là ngành nghề kinh doanh có điều kiện cũng không phải là loại ngành nghề yêu cầu có số vốn pháp định.

- Với trường hợp của bạn, chúng tôi khuyên bạn nên chọn mô hình thành lập công ty TNHH một thành viên. Bạn có thể tham khảo quy trình thành lập công ty TNHH một thành viên và các hình thức doanh nghiệp của chúng tôi.

Sau khi thành lập 1 tháng bạn sẽ phải nộp thuế môn bài bạn có thể đến chi cục thuế nơi công ty bạn đặt trụ sở người ta sẽ hướng dẫn thủ tục cho bạn.

Trân trọng!

Tags: to chuc su kien, cong ty to chuc su kien, công ty tổ chức sự kiện

Tin liên quan:

• Các vấn đề về vốn khi thành lập công ty
• Tổ chức sự kiện - Những khác biệt giữa hai miền
• Thành lập công ty tổ chức sự kiện gồm những thủ tục gì?
• Hiện trạng ngành tổ chức sự kiện tại Việt Nam 2013

Nguồn netmedia.com.vn

Các vấn đề về vốn khi thành lập công ty

Thành lập công ty, bao gồm, những thủ tục, giấy tờ như thế nào, chắc hẳn quý khách cũng nắm được phần nào. Nhưng một vấn đề mà nhiều người đang phân vân, đó là vấn đề về vốn.

Các vấn đề về vốn khi thành lập công ty

Các thành viên, cổ đông, góp vốn như thế nào là hợp lý, và vốn có ảnh hưởng gì sau này. Chúng tôi xin chia sẻ một số vấn đề về góp vốn khi thành lập công ty TNHH như sau:

1. Thành viên phải góp vốn đầy đủ và đúng hạn bằng loại tài sản góp vốn như đã cam kết.

- Nếu thành viên thay đổi loại tài sản góp vốn đã cam kết thì phải được sự nhất trí của các thành viên còn lại; Trong trường hợp này công ty cần  thông báo bằng văn bản nội dung thay đổi đó đến cơ quan đăng ký kinh doanh trong thời hạn 7 ngày.

- Tài sản góp vốn có thể không bằng tiền Việt Nam, ngoại tệ tự do chuyển đổi, vàng nhưng phải được các thành viên, cổ đông sáng lập hoặc tổ chức định giá chuyên nghiệp định giá.

2. Không góp đủ vốn và đúng hạn.

- Nếu thành viên không góp đủ vốn và đúng hạn đóng thì được coi là nợ của thành viên đó đối với công ty, phải chịu trách nhiệm bồi thường thiệt hại phát sinh.

- Nếu trong thời hạn nhất định thành viên vẫn chưa đóng đủ như kết thì đương nhiên không còn là thành viên của công ty và công ty phải đăng ký thay đổi đăng ký kinh doanh.

3. Những thành viên đóng đủ vốn được là thành viên của công ty TNHH cần bổ sung các giấy tờ sau

- Giấy chứng nhận phần vốn góp có các nội dung chủ yếu sau đây:

- Tên, địa chỉ trụ sở chính của công ty;

- Số và ngày cấp Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh;

- Vốn điều lệ của công ty;

- Họ, tên, địa chỉ thường trú, quốc tịch, số Giấy chứng minh nhân dân, Hộ chiếu hoặc chứng thực cá nhân hợp pháp khác đối với thành viên là cá nhân; tên, địa chỉ thường trú, quốc tịch, số quyết định thành lập hoặc số đăng ký kinh doanh đối với thành viên là tổ chức;

- Phần vốn góp, giá trị vốn góp của thành viên;

- Số và ngày cấp giấy chứng nhận phần vốn góp;

- Họ, tên, chữ ký của người đại diện theo pháp luật của công ty.

4. Mua lại phần vốn góp

- Nếu thành viên trong vòng 15 ngày không đồng ý với các điều lệ, tổ chức của công ty có thể rút lại vốn, công ty có thể mua lại phần vốn góp của thành viên đó ( Yêu cầu mua lại vốn góp phải bằng văn bản và được gửi đến

- Giá mua lại phần vốn góp của thành viên theo giá thị trường hoặc giá được định theo nguyên tắc quy định tại điều lệ công ty trong thời hạn mười lăm ngày, nếu giữa công ty và thành viên không thỏa thuận được.

5. Vốn điều lệ có những ảnh hưởng sau:

- Khi công ty có xảy ra sự cố như phá sản thì lúc đó thành viên sẽ chỉ thực hiện nghĩa vụ tài chính trả nợ đối với chủ nợ theo phần vốn góp đã đăng ký của mình.

- Nếu Doanh nghiệp đăng ký với số vốn điều lệ cao cũng sẽ có những thuận lợi về việc doanh nghiệp vay vốn ngân hàng khi cần vay với số vốn cao các ngân hàng còn phải xem xét vốn điều lệ của công ty.

- Về mặt kinh doanh, khi doanh nghiệp ký hợp đồng có giá trị lớn thường các đối tác phải xem lại vốn điều lệ của doanh nghiệp.

VD: Trên hợp đồng của đối tác trị giá là 1 tỷ, nhưng vốn điều lệ của doanh nghiệp chỉ có 500 tr. Khi hợp đồng bị đổ vỡ đối tác sẽ phải chịu thiệt vì với loại hình cty chỉ chịu trách nhiệm về các khoản nợ và nghĩa vụ tài sản khác của doanh nghiệp trong phạm vi số vốn cam kết góp vào doanh nghiệp

- Doanh nghiệp sẽ phải đóng thuế môn bài hằng năm, mức đóng được xác định vào vốn điều lệ mà doanh nghiệp đăng ký được ghi trên giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp với các mức đóng như sau:

Tags: to chuc su kien, cong ty to chuc su kien, công ty tổ chức sự kiện

Tin liên quan:

• Bao nhiêu tuổi thì được thành lập công ty
• Tổ chức sự kiện - Những khác biệt giữa hai miền
• Thành lập công ty tổ chức sự kiện gồm những thủ tục gì?
• Hiện trạng ngành tổ chức sự kiện tại Việt Nam 2013

Nguồn netmedia.com.vn

Tổ chức sự kiện - Những khác biệt giữa hai miền

Người ta hay có câu “Nhập gia tùy tục”. Trên mảnh đất hình chữ S này, đi từ tỉnh này sang tỉnh khác, vùng này sang vùng khác đã có sự những khác biệt nhất định trong suy nghĩ, văn hóa, phong cách sống, tập quán… Và sự khác biệt ấy càng rõ nét hơn ở hai miền Nam, Bắc. Việc đó đòi hỏi người làm kinh doanh phải am hiểu và có cách hành xử phù hợp với đối tượng khách hàng của cả hai miền.

Những người từng tổ chức sự kiện ở cả hai miền Nam, Bắc là người cần nhận biết rõ những điểm khác biệt này và hiểu làm thế nào để tổ chức một sự kiện phù hợp với văn hóa, tập quán, sở thích của từng vùng chứ không đơn thuần là bê y nguyên một mô hình từ miền này áp vào miền kia.

Nhiều người tổ chức sự kiện ở Sài Gòn gặp một số rắc rối ban đầu khi lần đầu tiên tổ chức sự kiện ở miền Bắc và ngược lại. Tuy nhiên, sau một vài lần đúc kết được kinh nghiệm, tất cả đều thấy rằng chìa khóa cốt lõi nằm ở chỗ họ phải khám phá được những điểm khác nhau đó để thực hiện cho phù hợp.

“Ngay cả từ khâu chuẩn bị, tổ chức đã có những điểm khác biệt đòi hỏi người tổ chức sự kiện phải nắm rõ để quá trình thực hiện của mình thuận lợi hơn. Bởi vì, người ta hay nói là “thiên thời, địa lợi, nhân hòa”, một sự kiện được tổ chức tốt không chỉ phụ thuộc vào năng lực của người tổ chức, mà sự hỗ trợ của những nhân tố đi kèm cũng hết sức quan trọng” – Anh Nguyễn Đức Bộ - chuyên gia tổ chức sự kiện của công ty MC (tp.HCM) khẳng định

Khách hàng miền Nam trọng hiệu quả, khách hàng miền Bắc đòi hỏi khắt khe

Đầu tiên phải nói đến đến yếu tố khách hàng – các công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp (agency) cần có họ để có những sự kiện cần được tổ chức. Khách hàng Nam Bắc do văn hóa, phong cách sống, môi trường kinh doanh khác nhau mà yêu cầu, cách thức làm việc cũng có nhiều điểm khác nhau. Khách hàng trong Nam thường trọng hiệu quả công việc, và yêu cầu đối với công việc của họ cũng thường cao hơn nhưng họ cũng rất sẵn sang phối hợp cùng agency để thực hiện tốt các sự kiện, mức độ thông cảm của họ cũng nhiều hơn trong khi khách hàng người Bắc lại hay có những đòi hỏi nhỏ nhặt bắt buộc agency phải đáp ứng cho họ, và hay có tính đổ thừa trách nhiệm. Cách làm việc ở miền Bắc nhìn chung cũng còn khá quan lieu và nhiều lớp, nhiều tầng hơn ở miền Nam và đôi khi điều này làm cho người tổ chức sự kiện lâm vào thế bị động, chờ đợi. Anh Nguyễn Chí Ngọc, chuyên gia tổ chức sự kiện của công ty CP truyền thông Bảo Nguyên An (Hà Nội) – từng có nhiều năm kinh nghiệm làm việc ở cả Sài Gòn và Hà Nội nhận xét “Khi có sự cố xảy ra, khách hàng người Nam có thể bắt tay cùng agency giải quyết sự cố cho suôn sẻ sau đó mới tính đến những vấn đề khác. Người Bắc thường đẩy hẳn trách nhiệm đó cho agency buộc họ phải khắc phục bằng mọi giá còn họ thì dành thời gian nghĩ đến những biện pháp trừng phạt dành cho agency này và cách báo cáo lên cấp trên sao cho êm xuôi nhất.”

Hà Nội ít nhà cung cấp dịch vụ hơn Sài Gòn

Vấn đề quan trọng tiếp theo là nhà cung cấp. Với một thị trường phát triển từ lâu và cạnh tranh khốc liệt, Sài Gòn là nơi quy tụ những dịch vụ và nhà cung cấp chuyên nghiệp nhất cả nước. Từ việc cho thuê địa điểm, âm thanh ánh sáng, người mẫu đến cung quà tặng, chúng ta đều có thể tìm thấy những dịch vụ rất tốt với giá cả phải chăng. Đứng thứ hai trong cả nước, thị trường nhà cung cấp Hà Nội lại kém đa dạng hơn và chất lượng phục vụ cũng chưa được đánh giá cao. Những người từng có nhiều kinh nghiệm làm việc với các nhà cung cấp ở miền Bắc cho rằng đa phần họ khá cứng nhắc trong cung cách làm việc, phản ứng trì trệ với các thay đổi đột xuất và không chiều khách bằng nhà cung cấp ở miền Nam.

Chị Lê Thị Mỹ Ngà – trưởng phòng tổ chức sự kiện của công ty Focus Media - Vietlever Group (Tp.HCM) chia sẻ kinh nghiệm “Khi làm việc với các nhà cung cấp ở ngoài Bắc, mọi thỏa thuận đều cần sự chặt chẽ và có giấy tờ hẳn hoi để tránh những tranh cãi không cần thiết sau này. Khi có phát sinh xảy ra, thường thì nhà cung cấp ngoài Bắc hay viết văn bản và yêu cầu khách hàng ký tên xác nhận phát sinh. Nếu họ không làm việc này thì bạn cũng nên yêu cầu họ làm để tránh bất đồng ý kiến sau này”. Chị cũng dẫn chứng trường hợp một đồng nghiệp phải méo mặt vì trả thêm chi phí phát sinh cho khoản máy lạnh ở địa điểm. mà người này phải gần như năn nỉ họ mở dần từng cái máy lạnh, cũng chỉ vì quên không đưa điều khoản này vào trong hợp đồng thuê địa điểm. Còn một đồng nghiệp khác, sau khi hứng chịu cơn giận dữ của nhà cung cấp bàn ghế còn phải bấm bụng đền tiền những chiếc ghế bị mất với giá còn cao hơn giá mua mới do ngay ban đầu không thỏa thuận trước về việc giải quyết tình huống làm mất đồ thuê. Nếu ở miền Nam, có khi nhà cung cấp còn xuê xoa cho qua các khoản mất mát này nếu xét thấy không đáng kể.

Nói về kinh nghiệm làm việc với các nhà cung cấp ở hai miền, anh Phạm Quang Huy, giám đốc công ty Clover Brand Communication (Tp.HCM) – một nhà tổ chức sự kiện người Hà Nội lập nghiệp ở Sài Gòn đúc kết: “Với các nhà cung cấp miền Bắc, nên biết tạo mối quan hệ, gây được cảm tình của họ, rất có thể bạn sẽ có được giá hời và chất lượng phục vụ khá cải thiện, trong khi đối với nhà cung cấp trong Nam, nên khéo léo cho họ biết mình cũng đang có rất nhiều nhà cung cấp với sản phẩm tốt và giá cạnh tranh hơn sẵn sàng phục vụ, họ sẽ chịu sức ép phải phục vụ bạn một cách tốt nhất”.

Ngàn lẻ một điểm khác biệt khác

Thông thường chi phí tổ chức sự kiện ở Hà Nội và các tỉnh cao hơn ở Sài Gòn do giá cả các hạng mục đầu vào thường cao hơn: Giá in ấn, thuê PG, địa điểm, âm thanh ánh sáng… thường cao hơn từ 10% đến 15%. Đây là điều chúng ta cần chú ý để dự trù ngân sách tổ chức sự kiện cho sát với thực tế. Cần chú ý thêm các vấn đề về thời gian dàn dựng (set up) phát sinh, ví dụ nếu cần dàn dựng âm thanh ánh sáng hay sân khấu trước khi diễn ra chương trình 1, 2 ngày, hãy hỏi rõ các đối tác cung cấp xem họ tính phí bao nhiêu cho những ngày dàn dựng mà không sử dụng đó, có miễn giảm được không. Thông thường ở Sài Gòn, bạn sẽ không bị tính phí hoặc mức phí không đáng kể nhưng ở Hà Nội rất có thể bạn có thể phải trả thêm chi phí tương đương với thời gian sử dụng cho việc dàn dựng trước này.

Về thủ tục pháp lý, giấy phép và các vấn đề liên quan tới cơ quan chức năng, ở đâu cũng có những điểm tích cực, tiêu cực riêng nhưng ở miền Nam thường thì làm đúng luật, tìm đúng người và đóng tiền đúng quy định thì sẽ làm được suôn sẻ trong khi ở miền Bắc, do sự phức tạp của bộ máy quản lý, cộng với một số nguyên nhân khác, mà những vấn đề này đôi khi đòi hỏi phải có mối quan hệ tốt thì khó đến mấy cũng làm được. Quy định về pháp lý ở hai miền cũng có những điểm khác nhau đòi hỏi chúng ta phải tìm hiểu trước. Ví dụ vấn đề treo bandrol quảng cáo ở Sài Gòn rất hạn chế, nhất là ở những quận trung tâm và trong tương lai sẽ bị cấm. Trong khi đó, ở Hà Nội, nếu bạn có mối quan hệ tốt, có thể treo bandrol ở những vị trí “không tưởng”.

Sau khâu chuẩn bị, đến khâu đầu ra là một sản phẩm hoàn hảo (một sự kiện) đỏi hỏi người tổ chức phải am hiểu lối sống, cách hành xử của những người tham gia sự kiện để mang lại sự kiện ấn tượng nhất cho họ. Ở Sài Gòn vốn dư thừa các sự kiện lớn nhỏ, người tham gia thường trông đợi một cái gì đó “hay hay, lạ lạ” làm động lực thúc đẩy họ đến tham gia. Ngay cả ở các sự kiện như Hội nghị khách hàng, họp báo… những điểm nhấn ấn tượng luôn gây cho họ sự thích thú và nhớ lâu, chính vì thế có nhiều công ty sẵn sàng chi thêm nhiều tiền cho các màn “mua vui” này. Còn ở Hà Nội và các tỉnh phía Bắc, các sự kiện thu hút người tham gia, thường phải gắn kèm những lợi ích cụ thể nào đó, ví dụ được nhận quà, được thử miễn phí, mua sản phẩm giá rẻ… sẽ có cơ hội thu hút người tham gia nhiều hơn.

Người Bắc cũng ít thích mua vé, đặt chỗ trước để tham gia sự kiện,vì họ thường e ngại biết đâu lúc đó bận việc, trời mưa.. lại không đi được trong khi ở miền Nam người ta thường đổ xô mua vé, đặt chỗ trước vì sợ mất phầnVăn hóa, tập quán cũng là điều quan trọng cần lưu ý khi bạn tổ chức sự kiện ở hai miền. Ví dụ người miền Nam có xu hướng thích các trò đỏ đen, trông đợi vào vận may, cho nên các tiết mục thẻ cào, bốc thăm, quay số… thường gây hứng thú cho họ. Còn người Bắc thì chuộng sự chắc chắn,cứ đến tham dự mà cầm chắc có quà mang về là hấp dẫn.

Trong các tiết mục hoạt náo, trò chơi, người Nam thường cởi mở và hưởng ứng nhiều hơn trong khi người Bắc khá trầm và có xu hướng thu mình lại. Vai trò của người dẫn chương trình lúc này rất quan trọng trong việc khuyến khích người tham dự tham gia vào việc làm nóng chương trình.

Những khác biệt trên đây chỉ là những tiểu tiết nhưng lại khá quan trọng giúp nhà tổ chức sự kiện có chính sách thu hút khách phù hợp.

Còn rất nhiều những điểm khác biệt khác mà đi vào từng sự kiện cụ thể chúng ta mới thấy được. Đầu tư vào việc lắng nghe, tìm hiểu để cung cấp một dịch vụ tổ chức sự kiện phù hợp với mỗi miền chính là một nhiệm vụ khó khăn nhưng không kém phần thú vị cho bất kỳ nhà tổ chức sự kiện nào muốn mở rộng tầm hoạt động của mình trong cả nước.

Tags: to chuc su kien, cong ty to chuc su kien

Tin liên quan:

• Bao nhiêu tuổi thì được thành lập công ty
• Các vấn đề về vốn khi thành lập công ty
• Thành lập công ty tổ chức sự kiện gồm những thủ tục gì?
• Hiện trạng ngành tổ chức sự kiện tại Việt Nam 2013
• Mít tinh chống bạo lực với phụ nữ và trẻ em gái

Nguồn netmedia.com.vn

Thành lập công ty tổ chức sự kiện gồm những thủ tục gì?

Câu hỏi: 

Chào luật sư, hiện tại em đang có nhu cầu muồn thành lập doanh nghiệp. Em muốn hỏi về việc là em muốn thành lập 1 công ty tổ chức sự kiện do em làm chủ thì thủ tục cần có những gì để xin giấy phép thành lập công ty và vốn cần có để đủ điều kiện thành lập công ty là bao nhiêu? Có cần giám đốc có bằng cấp gì không ạ? Xin cảm ơn!
Tư vấn thành lập công ty, Dịch vụ thành lập công ty, Thủ tục thành lập công ty tổ chức sự kiện

Trả lời

Chào bạn! Cảm ơn bạn đã gửi câu hỏi. Về vấn đề bạn đang vướng mắc chúng tôi xin chia sẽ cùng bạn như sau:

Về thủ tục thành lập công ty hoạt động trong lĩnh vực dịch vụ tổ chức sự kiện.

Về ngành nghề tổ chức sự kiện:

Đây hiện là ngành nghề pháp luật không cấm và không có điều kiện khi đăng ký kinh doanh. Do đó, bạn có thể thành lập công ty để kinh doanh trong lĩnh vực này.

Về Vốn:

• Bạn chỉ phải đáp ứng điều kiện về vốn đối với những ngành nghề kinh doanh có điều kiện về vốn (Vốn pháp định) mà pháp luật chuyên ngành có quy định cụ thể.
• Tuy nhiên đối với lĩnh vực bạn dự kiến đăng ký hiện không có quy định về mức vốn tối thiểu cũng như tối đa. Do đó bạn có thể tùy ý lựa chọn mức vốn phù hợp với quy mô kinh doanh mà bạn dự kiến thực hiện.

Điều kiện về bằng cấp:

• Tương tự như điều kiện về vốn, bạn cũng chỉ phải đáp ứng điều kiện về bằng cấp đối với một số ngành nghề nhất định mà pháp luật chuyên ngành có quy định.
• Đối với ngành nghề tổ chức sự kiện luật không quy định về bằng cấp khi đăng ký kinh doanh. Do đó bạn hoàn toàn có thể tiến hành hoạt động đăng ký mở công ty để thực hiện hoạt động kinh doanh của mình. Tuy nhiên để việc kinh doanh đạt hiệu quả cao bạn nên có kinh nghiệm và kiến thức về lĩnh vực tương ứng.
• Trên đây là phần trả lời của chúng tôi, hy vọng sẽ giúp ích cho bạn. Chúc bạn thành công! Ngoài ra bạn cũng có thể liên hệ trực tiếp tới văn phòng của chúng tôi để được tư vấn chi tiết hơn về việc thành lập công ty cũng như những vấn đề phát sinh sau khi thành lập. Đồng thời chúng tôi có thể tư vấn và làm dịch vụ giúp cho việc thành lập công ty của bạn được thuận lợi, nhanh chóng.

Tags: to chuc su kien, cong ty to chuc su kien

Tin liên quan:

• Bao nhiêu tuổi thì được thành lập công ty
• Các vấn đề về vốn khi thành lập công ty
• Tổ chức sự kiện - Những khác biệt giữa hai miền
• Mít tinh chống bạo lực với phụ nữ và trẻ em gái

Nguồn netmedia.com.vn

Tổ chức sự kiện và kỹ năng xử lý sự cố thường gặp

Một công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp luôn lường trước được những sự cố gặp phải trong chương trình và xử lý tốt những tình huống đó. Netmedia xin chia sẻ những kỹ năng xử lý sự cố thường gặp trong tổ chức sự kiện.

Tổ chức sự kiện và kỹ năng xử lý sự cố thường gặp

Một công ty tư vấn mới thành lập tổ chức hội thảo nhằm giới thiệu hoạt động của mình. Cho rằng việc này đơn giản, công ty không thuê dịch vụ bên ngoài mà tự đứng ra lo liệu. Do đặt chỗ ở một khách sạn sang nhất nhì ở Sài Gòn nên mọi thứ cần thiết cho hội thảo đã được sắp đặt chu đáo.

Nhưng điều mà công ty không dự liệu trước là tính học thuật quá sâu của hội thảo - nhiều giáo sư, tiến sĩ lên đọc những bài tham luận dài lê thê - khiến người nghe khó tiếp thu, trong khi đó thời gian dành cho phần thảo luận lại không còn.

Hội thảo kéo dài đến hơn một giờ chiều, khách tham dự bỏ về gần hết, buổi tiệc trưa của công ty xem như thất bại. Vậy là chi hơn trăm triệu đồng để quảng bá hình ảnh công ty nhưng hiệu quả lại không đạt như mong muốn. Có thể công ty cho rằng một hội thảo được tổ chức trang trọng - thuê địa điểm đắt tiền, nhiều bài phát biểu “nặng ký”, chiêu đãi ăn trưa - sẽ hấp dẫn khách mời.Trong khi đó khách tham dự lại muốn đặt câu hỏi và tranh luận để hiểu sâu về đề tài.

Lẽ ra, công ty nên báo cho diễn giả biết trước về đối tượng khách tham dự, đồng thời kiểm soát được thời gian trình bày của các diễn giả để không rơi vào tình thế bị động.

Cũng có những “sự cố” xảy ra ngoài ý muốn của doanh nghiệp hay nhà tổ chức chỉ vì không rành “luật lệ”. Đầu tiên là chuyện xin phép tổ chức họp báo, vốn đã được cơ quan quản lý quy định rất rõ: thời gian cấp phép cho doanh nghiệp Việt Nam là một ngày, doanh nghiệp có yếu tố nước ngoài là bảy ngày.

Ai lo tổ chức họp báo cho doanh nghiệp nước ngoài mà không nắm quy định này, cứ đợi đến sát ngày mới xin phép thì không chừng phải rơi vào cảnh... hoãn họp!

Kế đến là việc treo băng rôn quảng cáo cho sự kiện. Nếu có công ty tổ chức sự kiện nào hứa với khách hàng là sẽ treo băng rôn ít nhất trong một tuần, tại hơn 20 địa điểm “đắc địa” trong thành phố thì chỉ là... hứa hão! Bởi vì thời gian treo băng rôn tối đa thường chỉ được phép năm ngày và chỉ được treo ở 20 địa điểm.

Thông thường, khi tổ chức họp báo, giới thiệu sản phẩm, lễ trao giải thưởng... doanh nghiệp thường nhắm đến các tiêu chuẩn “sao” của khách sạn. Khách sạn càng nhiều sao càng được xem là tối ưu về điều kiện tổ chức, tiện nghi, phục vụ...

Đã có doanh nghiệp tổ chức hội nghị khách hàng tại một khách sạn hàng đầu ở TPHCM, thư mời phát đi rồi mới biết nơi tổ chức không chứa nổi số khách mời. Lẽ ra, nếu cẩn thận thăm dò trước, có thể doanh nghiệp sẽ được cung cấp những số liệu cụ thể hơn.

Chẳng hạn, nếu lượng khách mời vượt quá 500 người thì tại TPHCM chỉ có các khách sạn Equatorial, Sheraton và Park Hyatt là có khán phòng đủ rộng; ở Hà Nội thì có khách sạn Melia và Deawoo. Các khách sạn khác dù có nhiều “sao” nhưng sức chứa chỉ tối đa 300-400 người.

Nhiều doanh nghiệp đã “sốc” khi làm chương trình mang tính chất giao lưu cộng đồng tại các sân vận động, nhà thi đấu, câu lạc bộ... Hệ thống máy lạnh kém, ánh sáng chập chờn, âm thanh lúc được lúc mất, an ninh lỏng lẻo, vệ sinh không đảm bảo...

Có nơi lại không cho thời gian dàn dựng và chạy thử chương trình, vì tiền thuê địa điểm chỉ được tính cho thời gian diễn. Muốn được việc, doanh nghiệp phải bóp bụng trả thêm từ một nửa đến nguyên giá thuê, cho thời gian dàn dựng và diễn tập này.

Sự phối hợp không đồng bộ giữa các bộ phận làm chương trình cũng là một nguyên nhân gây trục trặc. Người mẫu không thể diễn khi sân khấu cứ được thiết kế theo kiểu... đủng đỉnh. Ca sĩ sẽ chịu trận nếu người phụ trách âm thanh không có sự chuẩn bị chu đáo trước giờ diễn.

Ánh sáng trong thiết kế sân khấu cũng vậy, phải thật hoàn hảo ngay từ buổi diễn tập để đạo diễn sắp xếp đội hình người mẫu: cô mặc trang phục màu sậm thì đứng ở nơi có ánh sáng nhiều; trang phục sáng xuất hiện ở chỗ tối hơn; người mẫu diễn trang phục màu đỏ thì không đượcđể đèn xanh “đánh” vào...

Người dẫn chương trình (MC) cũng có khi gây ra những cảnh “dở khóc dở cười”.Thông thường, bên làm chương trình sẽ gửi bài nói của MC trước vài ngày để MC đọc và tập dượt cho nhuần nhuyễn. Nhưng cũng có khi lu bu quá nên quên, hoặc do MC quá tự tin vào khả năng của mình nên không cần xem trước. Đã có trường hợp MC chỉ nhận bài nói của mình trước vài giờ, thậm chí ngay khi chương trình bắt đầu.

Kết quả là nội dung một đàng, dẫn chương trình đi một nẻo! Vấn nạn “sao” cũng làm đau đầu giới tổ chức sự kiện không kém. “Sao” thì có nhiều chương trình mời chào, hoặc tự mình làm cao nên thường không đến đúng giờ khiến ban tổ chức khốn khổ tìm cách “chữa cháy” chương trình.

Quản lý các “sao” hoặc phải thật mềm mỏng, hoặc phải đúng người, đúng giới, “sao” mới chịu nghe. Ở một chương trình thời trang theo phong cách hoài cổ, đạo diễn yêu cầu người mẫu phải búi tóc cao để phù hợp với chiếc áo dài có những họa tiết về cảnh làng quê xưa. Lúc tập thì không có vấn đề gì, do chưa phải mặc trang phục diễn. Đến buổi diễn thử, trong đội hình người mẫu mười mấy người tự nhiên có hai cô tách ra đi làm đầu riêng - cô thì tóc duỗi, cô kia tóc xõa rẽ ngôi giữa. Lý do là vì tóc búi làm khuôn mặt các cô... không hợp với trang phục diễn! Dù đạo diễn đã cố giải thích rằng diễn thời trang cần nhất là làm toát lên ý tưởng bộ trang phục nhưng các cô vẫn không nghe. Nếu không kịp thời gọi ông bầu đến thì chương trình đã có nguy cơ bị gián đoạn.

Trong tay luôn có bảng danh mục công việc cần làm để nắm bắt tình trạng công việc và thời gian hoàn tất. Ngoài ra, cũng không thể thiếu bảng tiến độ công việc, cũng như phải nghĩ đến các phương án quản lý rủi ro để có thể giải quyết sự cố xảy ra một cách an toàn và nhanh chóng nhất.

Đó là những tâm niệm cơ bản của người làm nghề tổ chức sự kiện, cũng như doanh nghiệp muốn tự đứng ra làm chương trình cho mình. Quan trọng hơn hết, không được xem nhẹ bất cứ công việc nào, dù là rất nhỏ như chọn bài hát làm nhạc dạo đầu cho chương trình, đặt lẵng hoa trên bàn tiếp tân... Có việc tưởng chừng đơn giản như chuẩn bị khay và khăn cho phần nghi lễ trao tặng quà, nhưng vì người tổ chức không kiểm tra kỹ, đến lúc xuất hiện trên sân khấu thì chỉ thấy chiếc khay trơ trụi với phần quà mà lại thiếu tấm khăn phủ!

Những việc linh tinh này phải được liệt kê chi tiết trong bản danh mục công việc cần làm và phải phân công cụ thể cho từng người chịu trách nhiệm. Ở một sự kiện được tổ chức chuyên nghiệp, người ta sẽ tính đến các giải pháp xử lý khủng hoảng.

Theo đó, người tổ chức sẽ dự đoán những tình huống xấu nào có thể xảy ra, cách giải quyết cụ thể từng trường hợp ra sao... Làm như thế sẽ hay hơn là chỉ cố gắng làm một chương trình hoàn thiện theo kiểu tránh không để xảy ra một sơ suất nào.

Trên thực tế, đây là điều không thể, có khi còn tác dụng ngược, bởi càng cố chu tất mặt này thì lại dễ sơ hở mặt khác. Đối với mỗi người, kinh nghiệm học được là do tự mình rút tỉa từ những vấp váp của bản thân trong cuộc sống, nhưng đôi khi ta cũng học được qua câu chuyện của người khác. Biết để không phải đi vào vết xe đổ.

TAG: to chuc su kien | cong ty to chuc su kien | tổ chức sự kiện và kỹ năng xử lý sự cố

Bài viết liên quan:

Tổ chức sự kiện và kỹ năng tổ chức trò chơi

Sáng tạo nghệ thuật trong tổ chức sự kiện...

Vì sao nên ứng dụng Mobile App vào tổ chức sự kiện

Nghề tổ chức sự kiện và những lĩnh vực cần phải hiểu biết   

4 bước quản lý khách mời của nhà tổ chức sự kiện

Nguồn: netmedia.com.vn