Đối với người tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, ai cũng biết được các khó khăn, thiếu thốn khi tổ chức sự kiện ở tỉnh thành, xa nơi làm việc của công ty.
Nếu như ở Hà Nội, khi cần, bạn chỉ cần 1 cuộc điện thoại là ngay lập tức có 1 list các nhà cung cấp có mặt để hỗ trợ bạn. Trong trường hợp các nhà cung cấp làm ăn không đến nơi đến chốn thì bạn vẫn có nhiều nhà cung cấp dự phòng khác để thay thế, không làm chậm tiến độ chương trình. Ngược lại, khi làm sự kiện ở tỉnh, kể cả các tỉnh thành phát triển về dịch vụ thì các dịch vụ cho sự kiện - một lĩnh vực có thể xem là còn khá mới mẻ - vẫn còn nhiều hạn chế.
Đối với các chương trình có quy mô lớn hoặc kéo dài ngày qua nhiều tỉnh thành, các nhà tổ chức sự kiện thường chọn phương án là chuyên chở trang thiết bị, nhân sự, thậm chí là cả vật liệu thi công để dàn dựng tại địa điểm thực hiện sự kiện chứ không thuê các nhà cung cấp dịch vụ tại địa phương, phần vì không thông thạo để lựa chọn dịch vụ, phần để tiết kiệm chi phí. Tuy nhiên, không phải hạng mục nào cũng vận chuyển được và một số dịch vụ đặc thù phải thuê mướn ngay tại địa phương nên những người làm sự kiện không tránh khỏi những tình huống "nước sôi lửa bỏng" khi không tìm đâu ra nhà cung cấp cho dịch vụ đó hoặc nhà cung cấp thiếu chuyên nghiệp.
5 tips dưới đây sẽ chia sẻ với bạn vài kinh nghiệm khắc phục khó khăn khi làm sự kiện ở những nơi thiếu thốn dịch vụ.
1. Tận dụng nhân sự ở khu vực diễn ra sự kiện
Nếu như sự kiện của bạn được thực hiện theo dạng đi tour, diễn ra ở nhiều tỉnh, bạn có thể tận dụng nhân sự theo từng vùng. Ví dụ ở bạn làm ở 3 tỉnh Hà Nam- Nam Đinh- Ninh Bình, bạn có thể liên hệ nhân sự ở 1 trong 3 tỉnh, sau đó thuê họ làm luôn ở hai tỉnh còn lại, bạn sẽ đỡ được công liên hệ, quản lý và huớng dẫn lại từ đầu khi qua tỉnh khác. Hơn nữa, di chuyển giữa ba tỉnh liền kề cũng khá dễ dàng nên chi phí sẽ giảm đáng kể so với bạn đưa nhân sự từ Hà Nội về. Những nhân sự có thể thuê mướn dạng này như: PG, PB, SUP, Freelancer,...
2. Thuê mướn văn nghệ tại địa phương
Văn nghệ tại địa phương là sự lựa chọn không tệ cho các sự kiện cộng đồng - và nếu như khách hàng không yêu cầu có ca sĩ nổi tiếng. Những đội văn nghệ như thế này, có thể thuê tại các Nhà văn hóa thanh niên hoặc Nhà văn hóa thiếu nhi. Họ có kinh nghiệm trong các hoạt động văn nghệ nên từ chuyện dàn dựng cho đến âm nhạc, trang phục bạn sẽ không phải bận tâm lo lắng. Điều nên làm là cần có tổng duyệt trước để đảm bảo mọi tiết mục khớp với kịch bản và đúng thời gian.
3. Liên hệ các công ty tổ chức sự kiện ở nơi diễn ra sự kiện
Họ chính là những người am hiểu thị trường địa phương nhất. Thuê mướn thông qua họ, bạn có thể sẽ mất thêm một khoản phí dịch vụ, nhưng đổi lại, bạn sẽ yên tâm hơn trong công tác set up và khi chương trình diễn ra, họ phải có trách nhiệm đảm bảo mọi việc suôn sẻ cho bạn trong những hạng mục bạn thuê mướn họ. Việc này tính ra không tốn kém hơn bao nhiêu khi các dịch vụ được "quy về một mối", bạn không phải thuê lẻ tẻ và đau đầu khi quản lý.
4. Tranh thủ sự hỗ trợ và tư vấn từ cơ quan chính quyền nơi diễn ra sự kiện
Với các sự kiện cộng đồng, việc liên hệ và làm việc với chính quyền địa phương là việc phải làm. Khi đó, hãy tận dụng để nhờ họ tư vấn cho một số điều như địa điểm (nếu chưa chọn được), thời tiết, nhu cầu/thị hiếu của người dân. Hoặc hơn nữa là họ sẽ hỗ trợ bạn khi bạn liên hệ làm việc với những cơ quan có liên quan khác. Hầu như các cơ quan này đều hỗ trợ rất nhiệt tình cho các sự kiện tại địa phương mình.
5. Yêu cầu sự giúp đỡ từ đơn vị cho thuê địa điểm
Cũng như các công ty tổ chức sự kiện tại địa phương, các đơn vị cho thuê địa điểm có rất nhiều nhà cung cấp uy tín và chất lượng, vậy thì tại sao chúng ta không tận dụng điều này để yêu cầu họ giúp đỡ chúng ta. Họ còn hỗ trợ trong nhiều hoạt động khác trong quá trình sự kiện diễn ra như khắc phục âm thanh, cung cấp thêm nhân sự,...Nếu may mắn có được sự hỗ trợ từ phía cho thuê địa điểm chuyên nghiệp thì bạn sẽ đỡ được rất nhiều phần công việc.
Tags: to chuc su kien | cong ty to chuc su kienBài viết liên quan:
