Để thực hiên một chương trình tổ chức sự kiện thành công cần tính toán nhiều yếu tố. Trong đó tính toán thời gian tổ chức sự kiện là một công việc tưởng như đơn giản nhưng hết sức quan trong, góp phần vào một chương trình sự kiện thành công. Vì thế việc cân nhắc lựa chọn ngày tổ chức thực sự cần thiết.
Dưới đây là một vài kinh nghiệm giúp bạn tính toán thời gian tổ chức sự kiện một cách hợp lý và hiệu quả nhất.
Ngoài việc đảm bảo hầu hết mọi người sẽ tham dự, nhà tổ chức sự kiện còn phải xem xét nhiều yếu tố khác nữa khi lựa chọn ngày tổ chức sự kiện. Cần lưu ý vào thời gian tổ chức sự kiện có diễn ra sự kiện nào khác không. Ở Việt Nam, thời gian từ thàng chín tới thàng giêng năm sau là cao điểm của mùa cưới.
Tháng mười hai tới tháng hai năm sau là tháng cao điểm của lễ tết, tháng hai và tháng ba là tháng cao điểm của lễ hội. Một vấn đề nữa mà nhà tổ chức sự kiện cần quan tâm rằng quy luật thời tiết khí hậu tại địa điểm diễn ra sự kiện trong thời gian tổ chức sự kiện có gì đặc biệt không, điều kiện phía các nhà cung cấp trong thời gian đó thế nào.
Ngoài những yếu tố đã nêu, việc xác định thời gian trong năm còn được căn cứ vào loại sự kiện, thành phần tham gia sự kiện và tiềm lực của các nhà cung cấp.
Họp mặt, hội thảo, giới thiệu sản phẩm mới: Những sự kiện này thường được thực hiện vào đầu mùa vụ tiêu dung. Dưới đây là những thời điểm phổ biến của các sự kiện theo loại sản phẩm, hàng hóa.
- Đối với ô tô, lễ giới thiệu xe hơi mới thường diễn ra vào mùa thu
- Đối với máy điều hòa nhiệt độ thường giới thiệu vào đầu mùa hè
- Lễ gây quỹ được tổ chức vào thời gian khi những thành phần sự kiện chú ý thu hút tham dự giúp đỡ vẫn đang ở trong thành phố địa điểm diễn ra sự kiện.
- Việc chọn thời gian mà thời tiết khí hậu thuận lợi, các dịch vụ cung ứng vào kỳ nhu cầu thấp cũng sẽ tăng giá trị lợi ích cho những người tham dự.
Thời gian trong ngày
Chọn thời gian thực hiện tổ chức sự kiện trong một ngày là vấn đề rất quan trọng. Do vậy xác định thời gian trong ngày không được tùy tiện hoặc theo tiền lệ mà phải có cơ sở thực tiễn chắc chắn. Quyết định thời gian trong ngày cho tổ chức sự kiện phải đảm bảo sao cho thuận tiện nhất đối với khách tham dự. Dưới đây là một số vấn đề cần giải quyết khi chọn thời gian trong ngày cho sự kiện:
- Sự kiện được tổ chức ban ngày hay buổi tối?
- Khai mạc lúc mấy giờ, bế mạc lúc mấy giờ?
- Sử dụng trang phục thông thường hay lịch sự?
- Khách có thời gian thay đổi trang phục không? Từ nhà hay từ nhiệm sở mới?
- Các tình nguyện viên có đủ thời gian rời nơi làm việc và chuẩn bị mọi thứ sẵn sàng trước khi khách đến không?
Ngày trong tuần
Chọn ngày nào trong tuần không phải lúc nào cũng đơn giản. Ngày trong tuần ảnh hưởng tới việc đạt mục tiêu tới mức nào ảnh hưởng tới giờ giấc trong ngày. Quyết định ngày trong tuần phụ thuộc vào sự kiện và khách tham dự. Ngoài ra cũng còn phụ thuộc vào những yếu tố ngoại lai.
Ví dụ: Những cuộc họp, sự kiện đoàn thể, hội thảo, hội nghị, chương trình động viên, loại sự kiện này cần môi trường yên tĩnh kém sôi động ngoài xã hội hơn. Thời gian thích hợp với các loại sự kiện nêu trên là những ngày giữa tuần so với những ngày đầu và cuối tuần.
Ví dụ: Những cuộc họp, sự kiện đoàn thể, hội thảo, hội nghị, chương trình động viên, loại sự kiện này cần môi trường yên tĩnh kém sôi động ngoài xã hội hơn. Thời gian thích hợp với các loại sự kiện nêu trên là những ngày giữa tuần so với những ngày đầu và cuối tuần.
Sự kiện đoàn thể, gây quỹ, các sự kiện đặc biệt, thời gian tổ chức vào gữa tuần hoặc tối thứ Bảy là bảo đảm số người đi dự động nhất. Nếu tổ chức vào ngày thứ Sáu, có thể số khách tham dự sẽ bị hạn chế do bị chi phối bởi ngày nghỉ cuối tuần và ngày cầu nguyện của tôn giáo. Hơn nữa những sự kiện loại này, khách tham dự thường đi cùng với người thân. Nếu sự kiện được tổ chức vào ngày giữa tuần thì có thể gây khó khăn cho những người đi cùng muốn tham dự.
Bài viết liên quan:
- Bữa ăn giải lao- bí quyết nhỏ làm nên thành công cho buổi tổ chức sự kiện
- Tổ chức sự kiện - công cụ marketing hiệu quả nhất
- Bí quyết chuẩn lựa chọn nhà tổ chức sự kiện chuyên nghiệp
