Tổ chức sự kiện hội thảo và kế hoạch chương trình
1. Xác mục đích tổ chức sự kiện
- Khán giả là ai?- Chủ đề của hội thảo là gì?
- Tổ chức ở đâu?
- Tại sao mọi người sẽ tham dự?
- Lịch trình của hội thảo là gì?
2. Làm rõ các thông tin cần thiết
- Hồ sơ sự kiện (ngày, thời gian, địa điểm, địa chỉ liên lạc, vv)- Người chịu trách nhiệm chính /thông tin liên lạc
- Thông tin liên lạc của các nhà cung cấp (suppliers)
- Thông tin/hồ sơ người tham dự
- Không gian cần thiết (ví dụ khu vực trung tâm, sức chứa khoảng 700 người,...) - Thực phẩm và nước uống
- Yêu cầu về Âm thanh ánh sáng
- Vận chuyển/thi công
3. Phác thảo các nhu cầu của chương trình
- Thời gian khả thi cho sự kiện (ví dụ cuối tuần, giữa tháng,...)- Số người tham dự
- Phong cách thiết lập phòng (bàn ghế dạng lớp học, dạng nhà hát, hay chữ U,..)
- Thời lượng của sự kiện (bao gồm thời gian thi công trước và tháo dỡ sau sự kiện)
- Các yêu cầu về thực phẩm và nước giải khát - Các nhu cầu về âm thanh, hình ảnh (bao gồm cả màn hình, mics, vv.)
- Xác định không gian cần thiết cho hội thảo và cả phong cách thiết lập phòng hội thảo
4. Về truyền thông, quà tặng
- Mời các phóng viên, nhà báo- Thiết kế thiệp mời cho khách
- In ấn các tài liệu và hạng mục cơ bản
- Quà tặng khách mời, trò chơi cho sự kiện và phân công người bảo vệ quà tặng.
- Bản tên BTC
- Các bảng hướng dẫn, chỉ đường
5. Về diễn giả, khách mời sự kiện
- Xác định diễn giả- Bài thuyết trình của họ
- Yêu cầu thêm của họ về set up, âm thanh,...
- Công cụ đếm người tham dự
- Bảng khảo sát ý kiến người tham dự
Bài viết liên quan:
Nguồn: netmedia.com.vn
